در این نوشته تجربیات خودم درباره مدیریت طرح های سیستم اطلاعات جغرافیایی (GIS) را نوشتم. تجربیاتی که از کارهای عملیاتی و همکاری در پروژه های GIS بعنوان کارشناس تا مدیریت این طرحها به عنوان مدیر کلان پروژه بدست آمده است. سوابق فعالیت در این بخش های پایین تا مدیریت طرح ها با ترکیب دانش نظری در این موضوع باعث شد در این مقاله بتوانم بهتر بین این قسمت ها ارتباط برقرار کنم. این نوشته می تواند راهمنای مفید در مدیریت پروژه هم برای مدیران با تجربه و هم برای افراد تازه کار باشد چون سعی کردم این تجربیات را با دانش نظری در این موضوع با هم ترکیب و جوانب آن را بطور جامع در اینجا بررسی و بیان کنم.

 

محمدعلی نظام محله

تابستان 1403

 

 

درباره طرح های GIS

شروع به کار طرح ها

مراحل میانی طرح

در بخش پایانی

مرحله تسویه حساب

کلام آخر

 

---

 

 

---

درباره طرح های GIS

در این مقاله به روش های مدیریت پروژه های سیستم اطلاعات جغرافیایی (GIS) می پردازیم. طرح های GIS را می توان به عنوان طرح های مطالعاتی و تحقیقاتی در نظر گرفت. بیشتر طرح ها در این حوزه طرح های مطالعاتی یا پردازش بانک های اطلاعاتی هستند و برخی از این پروژه ها نیز نیاز به راه اندازی سامانه ها و پلتفرم های عملیاتی دارند. مدیریت پروژه در کل یک دانش مدیریتی و اجرایی است که لازم است برای انجام وظایف اجرایی با مهارت ها و دانش های مختلفی آشنایی داشته باشید. برای راه اندازی این طرح ها ابتدا باید یک اصولی رعایت شود و از مجموعه ای از مهارتها، دانش ها، تخصص ها، تجربیات، و خصوصیات شخصیتی بهره مند شد.

 

شروع به کار طرح ها

در هنگام مدیریت یک طرح GIS برایم سخت ترین قسمت هماهنگی نتایج و خروجی های کارشناسان مختلف بوده است. ساده ترین قسمت ماجرا نیز در تجربیاتی که داشتم سازماندهی فرایند اجرایی و برنامه ریزی برای هماهنگی بخش ها است. اما در مرحله اجرا ناسازگاری اشخاص حقیقی و حقوقی زینفع و درگیر در پروژه یکی از معضلات همه طرح ها است. همیشه افراد درگیر در قسمت اجرایی پیمانکار، افراد بخش کارفرما و بخش نظارت نظرات و سلایق متفاوتی دارند. این گوناگونی نظرات در بخش تخصصی روش کار، داده ها و اطلاعات مورد استفاده، یا روندکار و مراحل اجرایی موجب می شود کار برای پیمانکار یا مشاور طرح بسیار چالش برانگیز شود. مهمترین این مشکلات را در این مقاله به آن خواهم پرداخت.

تجربه چندین سال فعالیت در بخش های اجرایی و عملیاتی کار های GIS و همچنین مدیریت پروژه های GIS موجب توسعه مهارت های بین فردی و هماهنگسازی های گروهی و تیمی در من شد. زمانی که طرح را شروع می کنیم راحت ترین و سهل ترین بخش کار است. هر چه به پایان طرح ها نزدیک می شویم می بینیم که ناسازگاریها بیشتر می شود. در مرحله اول ناسازگاری با خودمان است یعنی می خواهیم یک برنامه ریزی بکنیم که چطور به کارهای پروژه و از طرف دیگر به زندگی شخصی خودمان برسیم. همچنین در مراحل اولیه می خواهیم با خودمان کنار بیاییم که کدام بخش ها را با چه افرادی کار کنیم و چه تقسیمی کاری داشته باشیم. این مرحله برای همه مدیران پروژه راحت است اما بنظرم باید یکی از جدی ترین مراحل باشد اگر در این مرحله دقت و همه جانبه نگری لازم را نداشته باشیم آخر کار حجم ناسازگاری ها بیشتر می شود. فوری آموز های تنظیمات اولیه GIS قبل از راه اندازی پروژه های GIS می تواند راهنمای مفیدی برای سازماندهی بخش های طرح و تنظیم ساختار مناسب طرح باشد.

از نظر من بیشترین چالش و شاید بشود گفت مهمترین چالش مدیریت پروژه حل و فصل ناسازگاری ها و ناهماهنگی های افراد است. این در تمام طرح ها چه در ایران و چه در سایر کشورهای جهان وجود دارد. ناسازگاری نیرو های پیمانکار طرح های فیزیکی یا مشاور طرح های پژوهشی، ناسازگاری نیروهای کارفرما و گروه ناظر پروژه، ناسازگاری اشخاص ثالث که به نوعی با روند اجرایی طرح درگیر می شوند مانند زارعینی که اجرای یک طرح موجب می شود بخشی از زمین های کشاورزی آنها به دولت واگزار شود، یا ناسازگاری افراد در تفسیر شرح خدمات قرارداد ها و یا در پرداخت ها. همه این ناسازگاری ها و ناهماهنگی ها که مابین تیم پیمانکار یا مشاور از یک طرف و مابین تیم کارفرما و ناظر از طرف دیگر پیش می آید موجب ایجاد تاخیرات در اتمام پروژه ها می شود. طبق تجربه هرچه تمام مراحل را با هماهنگی و مکاتبات دقیق پیش ببریم، و هر مرحله را با کسب مجوز کتبی یا حتی شفاهی البته با صورت جلسه متنی انجام دهیم، این ناسازگاری ها کمتر می شود. این مشکل برایم همیشه سوال بود که در اینجا نظام محله چطور باید ایجاد شفافیت نماید؟ لازم است در تمام مراحل ناظر یا تیم نظارت را در جریان کارهای انجام شده بگذاریم. همچنین لازم است در هرمرحله از کارفرما و کارشناسان تعیین شده کارفرما نظرخواهی کنیم. این نظر خواهی باعث می شود موارد مبهم را برای آنها شفاف سازی کنیم و مشکلات و چالش ها را با اطلاع آنها بگذاریم. تمام این مراودات موجب بهبود سازگاری بین بخش ها می شود. 

تجربه نشان داد برای کاهش ناسازگاری و ناهماهنگی بخش های مختلف پروژه ها لازم است مستندسازی از مراحل کار و مکاتبات انجام شود. تمام این موارد با بالا بردن درجه شفافیت و کاهش درجه ابهام می تواند به اجرای به موقع طرح کمک کند. در بسیاری از طرح ها معمولا این ناسازگاری ها در مراحل میانی و 80 درصد پایانی پیش می آید.

مراحل میانی طرح

در مراحل میانی اجرا معمولا سخت ترین بخش هماهنگ سازی خروجی های بخش های مختلف باهمدیگر است. دیتاها و اطللاعاتی که یک بخش یا یک تیم از طرح تهیه می کنند معمولا با نیازهای تیم بخش دیگر ناهمخوانی دارد. هماهنگ سازی فنی خروجی های این بخش ها نیاز به یک مهارت سطح بالا دارد. باید یک مدیر طرح های GIS بسیار دانش تخصص و مهارت های عملیاتی قدیمی داشته باشد تا بتواند این بخش ها را باهم هماهنگ کند. معمولا کارشناسان درگیر در اجرا نواقص را به گردن دیگری می اندازند. هر کدام از کارشناسان می خواهد با کار کمتر بخش مربوط به خود را زودتر تمام کند. تجربه من در این زمینه به من نشان داد که بهترین راهکار در این مرحله این است که به کارشناسان اختیار عمل داده شود که با روش های تخصصی و فنی که خود تشخیص می دهند کار را انجام دهند به شرطی که خروجی با فرمت یا قالب درخواستی شما جور در بیاید. این بهترین راه کار است. اگر روش کار را به نیروهایم دیکته کنم نتیجه اشتباهات در خروجی های نهایی را به روش پیشنهادی من منتسب می کنند. پس بهتر از خروجی نهایی را از آنها بخواهیم تا مسئولیت آن را بپذیرند.

در این مرحله در جذب نیرو ها لازم است دقت لازم صورت گیرد. باید از سوابق اجرایی مرتبط نیروهایی که کار به به آنها واگذار می کنیم اطلاع کافی حاصل کنیم. درک میزان ارتباط نیروها با شرح خدمات قرار داد از مهارت های مدیر پروژه است. این موضوعی است که یک مدیر باید بداند کدام کارمند برای کدام بخش و کدام کارشناس برای بخش دیگری مناسب است. سابقه مدیر نیز میتواند این موضوع را تسهیل کند. کارشناسان GIS ماهر افرادی هستند که بتوانند از کارهای دستی بکاهند و بیشتر وظایف را خودکار و دسته جمعی انجام دهند. درخصوص روش های اجرای دسته جمعی کارها در نرم افزار ارک جی ای اس ویدئوهایی وجود دارد که می تواند راهنمای مفیدی باشد. گاهی لازم است مدیر با یادگیری این فوری آموزها بتواند آنها را به نیروهای زیرمجموعه آموزش بدهد تا فرایند کاری را خودکار نماید. این یادگیری مدیر اجرایی می تواند بهتر از یادگیری نیروها باشد. مدیر عملیاتی یکبار می آموزد و به نیروها آموزش میدهد که بتوانند بقیه کار را انجام دهند.

---

آموزش های تخصصی ArcGIS Pro به تفکیک پروژه های مختلف شهری، زیست محیطی، زمین شناسی، هیدرولوژی، آبخیزداری، مکانیابی، پهنه بندی، و برنامه ریزی در بخش آموزشی موجود است. برای مشاهده کاتالوگ ویدئوئی آموزش های ArcGIS Pro اینجا کلیک کنید. همچنین برای دانلود پکیج جامع این آموزش ها می توانید روی تصویر زیر کلیک کنید.

---

برای اینکه بدانیم خروجی ها را در چه قالب و چارچوبی از نیروها بخواهیم که با نیازهای دپارتمان های دیگر همخوانی داشته باشد لازم است قبل از تهیه خروجی با تیم های همکار مشورت کنیم و چارچوب را از آنها دریافت کنیم. این کار موجب می شود که آنها با سهولت بیشتری بتوانند نتایج را تفسیر و تحلیل کنند. برای مثال ممکن است بخواهیم بخشی از خروجی های رستری را در یک کار بزرگ به یک برنامه نویس متلب واگذار کنیم. دراین قسمت از طریق مشورتی که از برنامه نویس متلب که هیچ آشنایی با GIS  ندارد بگیریم ، متوجه می شوییم که کار را در قالب یک فایل ACSSI یا فرمت txt بهتر و راحت تر می تواند پردازش کند. این البته به عنوان یک مدیر پروژه لازم است با تمام این برنامه ها آشنایی اولیه داشته باشیم. البته این موارد نظرات شخصی نظام محله است و در برخی موارد ممکن است همه تیم ها بطور خودبه خود و در ارتباطات بین سازمانی و روابط غیر رسمی خودشان باهم سازگار شوند و همخوانی های لازم را ایجاد کنند.

یکی از بخش های مهم دیگر در این طرح ها مرحله تهیه گزارش است. این مرحله نیاز به نوشتن و درج شکل ها و جداول در گزارشات دارد. بخش های محاسباتی و برنامه نویسی باید تا حدودی از ابتدا موظف باشند که خروجی هایی را برای درج در گزارش ارائه بدهند. اگر برنامه نویسی این شرط را در قرار داد نداشته باشد می تواند کار را برایمان سخت کند. چون در این مرحله ناچاریم از شخص دیگر که در جریان کار نیست کمک بگیریم یا خودمان درست به کار فنی شویم تا خروجی ها را تهیه کنیم. با این حال، بدست آوردن یک بسته ای اشکال و جداول برای گزارش نیازمند مدیریت هماهنگ بین بخش ها است. شخصی که گزارش ها را تهیه می کند ممکن است مهارت نظری و دانش تئوری قوی داشته باشد و بتواند اعداد و ارقام را خوب تفسیر کند. اما این شخص عمدتا مهارت نرم افزاری چندانی ندارد و گاهی اگر هم این تخصص را داشته باشد از انجام کار شخص دیگر یا سردرآوردن از کار دیگران سر باز می زند.

فوری آموزهای تخصصی می تواند نقش مهمی در درک فرایندهای تخصص ایجاد کنند.

 

در بخش پایانی

در مراحل پایانی طرح معمولا رفع نواقص و ناسازگاری بین تیم ناظر و مجری بیشتر از سایر بخش ها است. در اینجا معمولا زیاد پیش می اید که نیروهای تیم اجرایی مشاور یا پیمانکار چندان علاقه ای به رفع نواقص و ایرادات ندارد. بسیاری از طرح ها در مرحل رفع ایرادات با مشکل عدم همکاری نیروهای سابق روبرو می شوند. بیشتر افراد ناظر طرح های GIS اساتید دانشگاهی یا کارشناسان ادارت دیگر هستند. اساتید دانشگاهی همیشه به گزارشات و خروجی های طرح دید آکادمیک دارند. نگاه علمی به طرح موجب می شود جنبه های عملیاتی در برخی قسمت ها به نفع خروجی های علمی طرح کمرنگ شود. به منظور جلوگیری از افت کیفیت گزارش ها در بعد عملیاتی بهتر است از خروجی های طرح گزارش های متعدد در هر مرحله بازنگری تهیه شود.

این کار موجب می شود ناظرین طرح در مراحل طرح که ممکن است نظرات خودشان را چند مرحله رد کنند و هر بار نظر جدید داشته باشند را بتوانیم به یک ثبات برسانیم. این زیاد پیش می آید که ناظرین نقشه هایی را تایید کنند و در مراحل بعدی برای تغییر آن کامنت بگذارند. برخی ناظرین ایراداتی را در طرح پیدا می کنند ولی به مجری نمی گویند و آن را به عنوان یک وسیله فشار در زمان مورد نیاز استفاده می کنند. مثلا ناظر یا داور پروژه ایراد واضحی را پیدا می کند ولی در کامنت ها و گزارش رفع نواقص آن را نمی نویسد. در مراحل بعدی اگر دعوا بالا گرفت این را پنهانی یا علنی به مشاور یا مجری گوشزد می کند تا از این طریق امتیاز بگیرد. البته جدیدا کارفرمایان به این موضوع واقف شده و با آگاهی ایراداتی را که بعد از تایید فوصل اول مطرح می شود رد می کنند. برخی از کارشناسان مجری نیز در خواست تایین فصل به فصل گزارشات را می کنند. یکی از معضلات اساسی وقتی که گزارش نهایی اصلاحیه می خورد این است که با اضافه کردن یک شکل در فصل های ابتدایی ناچار می شوید تمام 150 یا 200 شکل بعد از آن را مجدد شماره گذاری کنید. برای رفع این مشکل از ابتدا قبل از تنظیم گزارش پروژه تمام شکل ها و جداول را بطور خودکار شماره گذاری کنید. آموزش شماره گذاری اشکال و جدول ها در زیر آمده است. 

برای دانلود آموزش شماره گذاری خودکار شکل ها و جداول در متن گزارش های چند صد صفحه ای به این لینک مراجعه کنید.

در مرحله پایانی طرح ها هر مدیر GIS باید پرونده کاملی از مستندات و تمام مکاتبات داشته باشد. این مکاتبات باید در سه بخش مکاتبات و اسناد مابین مدیر با نیروها ، مابین شرکت با سازمان کارفرما، و بخش ثالث باشد. مستندات می توانند در سه بخش مکاتبات، مستندات فرایند اجرایی، و مستندات مالی و پرداخت ها باشد. هرچند در شرکت ها این موارد از هم تفکیک می شوند اما یک مدیر می بایست خود این دسته بندی ها را داشته باشد. نیروهایی شرکت مهندسین مشاور که این مستندات را دسته بندی می کنند نمی توانند توانمندی و مهارت مدیر را داشته باشند. پس بهتر است مدیر با دسته بندی و فایل بندی این مدارک هم بازنگری از آنها داشته باشد و هم با مطالعه آنها بتواند در مکاتبات نهایی به درستی به آنها استناد نماید. تجربه من نشان داد مطالعه دوبار یا حتی چندباره این مستندات و مکاتبات می تواند مزیت بسیار عالی به مدیر بدهد که در یک نامه بطور متقاعد کننده به تمام مستندات استناد نماید تا از بروز مشکلات جلوگیری شود.

مرحله تسویه حساب

از آنجایی که مرحل تسویه حساب یکی از مراحل اصلی در اکثر طرح ها است، به این موضوع جداگانه می پردازیم. طرح های GIS عمدتا با کارفرمایی سازمان های دولتی، شهرداری ها، و دستگاه های اجرایی دولتی هستند. این سازمان ها در بخش ذیحساب و امور مالی قوانین دست وپاگیری دارند که در بسیاری موارد کار پرداخت را برای شرکت های مهندسین مشاور دشوار می سازد. تایین صورت وضعیت از سوی ناظر و همچنین دریافت نقدینگی از از کارفرما می تواند یکی از مهارت های مدیر طرح باشد. تامین مالی مدیر طرح می تواند با پرداخت به نیروهای عملیاتی باعث سرعت بخشیدن به فرایند اجرایی شود. نیروهای عملیاتی اگر پول کافی دریافت نکنند از کیفیت طرح کاسته می شود. برخی مدیران از منابع مالی دیگر به این نیروها پرداخت کنند که این موضوع در شرکت هایی با تشکیلات پیچیده ممکن است دشواری هایی ایجاد کند. به تبع پرداخت به نیروهای ثابت از هر منبعی ورودی به شرکت می تواند مفید باشد. اما پرداخت به تیم های تخصصی که برای کار معین مشغول می شوند باید با احتیاط انجام شود.

همانطور که گفتیم کارفرمای بیشتر طرح های GIS به دلیل ماهیت این فناوری بیشتر دستگاه های اجرایی دولتی هستند. طرح های GIS عمدتا در سطح ملی و یا در سطح یک شهر انجام می شوند. در هر دو صورت ما با یک نهاد دولتی یا حاکمیتی سروکار داریم. منابع عمدتا از بودجه سازمان یا وزارت خانه تامین می شود. پرداخت های بودجه این نیز قواعد و دستورالعمل های خاصی دارد که اگر مدیر با آنها آگاه نباشد می تواند کمترین تاخیرات زمانی موجب دیرکرد پرداخت ها از سوی کارفرما شود.

برای دانلود فرم اکسل آماده به منظور ساختن جدول صورت وضعیت پروژه، نرم افزار اکسل ساخت صورت وضعیت قرارداد پروژه را از عدد x دانلود کنید. این فرم اکسل با یک فرمول آماده که در آن وارد شده می تواند جدول نهایی صورت وضعیت طرح را برای درج در متن Word نامه تولید کند.

پرداخت به نیرو های غیر ثابت بهتراست متناسب به صورت وضعیت های تایید شده از سوی ناظر صورت گیرد. همچنین بهتر است بعد از هر پرداخت به تیم های تخصیی پردخت انجام شود. در پروژه هایی که برونسپاری شده اند یا ما بعنوان یک مدیر از طریق برونسپاری دریافت کردیم. تناسب صورت وضعیت ها با پرداخت ها از بالا به پایین می تواند یک راهکار کم ریسک باشد. در زمان برون سپاری چه دریافت طرح های برونسپاری یا چه واگذاری طرح ها به طریق برونسپاری تنظیم قرارداد ها باید با مشخصات عمومی پیمان مادر همخوانی داشته باشد. این موضع باعث میشود که از تعارضات بعدی جلوگیری شود.

پرداخت به نیروهای ثابت طبق قرارداد های کاری انجام می شود و کمتر مساله برای مدیر پروژه ایجاد می کند. مگر اینکه نیروها درخواست جابجایی یا خاتمه کاری داشته باشند. یا اینکه نیروهایی توانایی کافی در زمینه های تخصص نداشته باشند ولی کار را قبول کنند.

 

 

 

کلام آخر

در اجرای پروژه های مربوط به دانش و فناوری سیستم اطلاعات جغرافیایی عمدتا کارفرما نهاد های دولتی هستند. مدیریت این طرح ها از مراحل برنامه ریزی اولیه تا سازماندهی بخش ها و نیروها، و هدایت فرایند کاری تا مرحله تهیه گزارش و تسویه حساب نهایی باید براساس مستندات موثق انجام شود. این طرح ها عمدتا توسط شرکت های مهندسین مشاور انجام می شود که با گرید های مختلف در این زمینه فعالیت می کنند. پیدا کردن و برنده شدن در مزایده در این طرح ها نیازمند دانش تخصصی و تجربه اجرایی در این زمینه و آشنایی با نرخ ها و قیمت گذاری های مختلف و قوانین مالیاتی است. اجرای طرح های GIS را در اینجا بر اساس تجربیات شخصی خودم از مدیریت پروژه های مربوطه در سه مرحله شروع طرح، بخش وسط و اجرای عملیاتی طرح، تا مرحله پایانی و رفع ایرادات ناظر و نهایتا تهیه گزارش و تسویه حساب بررسی کردم. همه این تجربیات نشان دهنده اهمیت مهارت سازگاری و هماهنگ سازی بین افراد مختلف درگیر در پروژه های GIS است. مهمترین نکته این است که بتوانید همکاری سازنده با نیروهای کارفرما و نیروهای شرکت مجری برقرار سازیم تا از طریق مراودات ابهامات رفع شود. هرچه مراودات بیشتر شود شما به جای حرکت در تاریکی بطور روشن و شفاف مراحل را انجام می دهید و از دوباره کاری پرهیز می کنید.

 

با احترام و سپاس

نظام محله

مشاهده رزومه سوابق دکتر محمدعلی نظام محله